RODO

RODO

Ochrona danych osobowych jest jednym z kluczowych zadań realizowanych przez Urząd Gminy Krasne z siedzibą pod adresem Krasne 121,     36-007 Krasne (UG, Urząd). Na bieżąco będziemy informować Państwa o ważnych zmianach w przepisach prawa, w tym o prawach osób, których dane dotyczą. Parlament Europejski opublikował w 2016 roku Rozporządzenie 2016/679 w sprawie ochrony danych osobowych, zwane RODO. Będzie ono miało zastosowanie w Unii Europejskiej od 25 maja 2018 roku.

 

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Najczęściej zadawane pytania wynikające z tzw. obowiązku informacyjnego:

 

Co to jest RODO?

Jest to skrót od Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. RODO wprowadza m. in. nowe prawa dla osób fizycznych, których dane są przetwarzane. Jednym z obowiązków administratorów, którzy przetwarzają dane osobowe jest informowanie osób o przetwarzaniu ich danych osobowych.

Dlaczego Urząd Gminy przetwarza moje dane osobowe?

Urząd Gminy przetwarza Państwa dane, aby prowadzić działalność wynikającą z przepisów prawa, w tym m.in.: świadczyć usługi na rzecz społeczności lokalnej, prowadzić działalność organizatorską, dokonywać poboru podatków i opłat.

Czy mogę mieć dostęp do swoich danych?

Tak. Mogą Państwo mieć pełen dostęp do swoich danych osobowych. Mogą Państwo również zarządzać swoimi zgodami na przetwarzanie danych w zakresie w jakim zbieranie danych osobowych nie jest obowiązkiem prawnym gminy.

Kto jest administratorem moich danych osobowych?

 

Administratorem Państwa danych osobowych jest Gmina Krasne. Gmina, a tym samym Urząd (jako jednostka pomocnicza) odpowiada za przetwarzanie danych w sposób bezpieczny, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. W sprawach ochrony danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z Urzędem Gminy poprzez email: sekretariat@gminakrasne.pl oraz pod numerem telefonu 17 23 00 200 lub z inspektorem ochrony danych.

Jak mogę skontaktować się z Inspektorem ochrony danych?

Z Inspektorem ochrony danych w Urzędzie mogą Państwo skontaktować się pod adresem poczty elektronicznej: daneosobowe@gminakrasne.pl

 

W jakim celu Urząd Gminy przetwarza moje dane osobowe?

 

Państwa dane osobowe są przetwarzane przez Urząd Gminy w celu:

·         prowadzenia spraw z zakresu:

-         gospodarki lokalami i budynkami oraz nieruchomościami,

-         spraw obywatelskich,

-         zarządzania majątkiem gminy,

-         podatków i opłat,

-         leśnictwa i rolnictwa,

-         funduszy pomocowych,

-         inwestycji i remontów,

-         zarządzania drogami,

-         planowanie przestrzennego,

-         zamówień publicznych,

-         promocji i kultury,

-         wszelkich innych wniosków;

·         organizacji bezpieczeństwa osób i mienia przebywających na obszarze UG.

Kto jest odbiorcą moich danych?

 

1.     Urząd Gminy nie przewiduje udostępniać Państwa danych osobowych podmiotom innym, niż te którym Urząd Gminy powierzył do przetwarzania dane osobowe na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. podmioty przetwarzające).

Czy moje dane osobowe będą przekazywane do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej?

Obecnie nie planujemy przekazywać Państwa danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jak długo Państwa dane osobowe będą przechowywane przez Urząd Gminy?

 

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji Państwa spraw i wniosków oraz ewentualnie po ich zakończeniu w celu wypełnienia obowiązku prawnego (wyrażonego w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktach wykonawczych do tej ustawy) ciążącego na Urzędzie Gminy, a następnie zostaną usunięte lub przekazane do archiwum państwowego.

Jakie uprawnienia mi przysługują?

 

W związku z przetwarzaniem przez Urząd Gminy danych osobowych przysługuje Państwu prawo do:

1.     dostępu do treści swoich danych (art. 15 RODO),

2.     do sprostowania danych (art. 16. RODO),

3.     do usunięcia danych (art. 17 RODO),

4.     do ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 RODO),

5.     do przenoszenia danych (art. 20 RODO),

6.     do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 RODO),

7.     prawo do niepodlegania decyzjom podjętym w warunkach zautomatyzowanego przetwarzania danych, w tym profilowania (art. 22 RODO).

Do kogo mogę wnieść skargę?

 

W przypadkach uznania, iż przetwarzanie Państwa danych przez Urząd narusza przepisy RODO przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czy podanie danych osobowych jest dobrowolne czy obligatoryjne?

 

Podanie przez Państwa danych jest dobrowolne, jednakże w celu dokonania prawidłowej obsługi Państwa wniosków niezbędne. Brak podania danych, niejednokrotnie może utrudnić lub całkowicie uniemożliwić załatwianie spraw w sposób zgodny z Państwa oczekiwaniami.

Przepisy szczególne mogą jednak przewidywać sytuacje w których podanie danych osobowych jest obowiązkowe, np. z zakresu prawa podatkowego.

Skąd Urząd Gminy ma moje dane osobowe?

Źródłem Państwa danych osobowych są wnioski złożone do Urzędu Gminy. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych są inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Urząd Gminy ma obowiązek poinformować Państwa o źródle pozyskania ich danych, chyba że przepis szczególny zwalnia Urząd z tego obowiązku.

Czy moje dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany?

 

Państwa dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą profilowane.

 

ZASADY ROZPATRYWANIA WNIOSKÓW DOTYCZĄCYCH OBSŁUGI PRAW KLIENTA W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Klient Urzędu jest uprawniony do złożenia wniosku w zakresie obsługi jego praw wynikających z RODO, a Urząd Gminy zobowiązany jest do jego rozpatrzenia według poniższych zasad:

 

Klient może zgłosić wniosek do Urzędu Gminy w każdej chwili, poczynając od 25 maja 2018 r.

1.     Urząd Gminy rozpatruje wniosek złożony przez Klienta Urzędu Gminy lub osobę działającą w jego imieniu:

-         w ciągu miesiąca, licząc od dnia otrzymania żądania,

-         w przypadku, gdy żądanie lub liczba żądań Klienta ma skomplikowany charakter, termin udzielenia odpowiedzi może zostać wydłużony o kolejne dwa miesiące; w terminie miesiąca od otrzymania żądania, Inspektor ochrony danych poinformuje Klienta listownie o przedłużeniu terminu, z podaniem przyczyn opóźnienia,

-         w przypadku niepodjęcia działań w związku z żądaniem Klienta, Inspektor ochrony danych niezwłocznie – najpóźniej w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, poinformuje Klient listownie o powodach nieodjęcia działań oraz możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

2.     Klient może złożyć wniosek o realizację swoich praw i wolności. Wniosek Klienta powinien zawierać dane adresowe oraz rodzaj i szczegóły żądania.

3.     Klient może złożyć wypełniony wniosek w Urzędzie Gminy lub przesłać go za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres daneosobowe@gminakrasne.pl.

4.     Bieg terminu rozpatrywania wniosku rozpoczyna się od dnia otrzymania przez Urząd Gminy żądania Klienta.

5.     Klient uprawniony jest do złożenia skargi w przypadku niedotrzymania terminu udzielenia odpowiedzi przez Urząd Gminy.

6.     W imieniu Urzędu Gminy Inspektor ochrony danych udziela Klientowi odpowiedzi na złożony wniosek na piśmie, listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub za pośrednictwem poczty elektronicznej jeżeli jest to zgodne z życzeniem Klienta.

7.     Urząd Gminy nie pobiera żadnych opłat i prowizji za przyjęcie i rozpatrzenie wniosku.

8.     Właściwym dla Urzędu Gminy organem nadzoru w zakresie danych osobowych jest Urząd Ochrony Danych Osobowych.

 

W przypadku pytań dotyczących wniosku prosimy o kontakt z Inspektorem ochrony danych pod adresem e-mail: daneosobowe@gminakrasne.pl.

 

Podstawa prawna: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r.)

 

 

RODO KANDYDACI BIORĄCY UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU REKRUTACYJNYM

Dostarczając zgłoszenie rekrutacyjne/dokumenty aplikacyjne osobiście lub pocztowo na adres siedziby lub skrzynki e-mail Urzędu Gminy Krasne zgadzacie się Państwo się na przetwarzanie przez Pracodawcę Państwa danych osobowych, zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym, w celu obsługi niniejszego procesu naboru. Tym samym będziemy mogli odpowiedzieć na przesyłane przez Państwa aplikacje.

 

INFORMACJA O ZASADACH PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

TEMAT: REKRUTACJA NA URZĘDNICZE STANOWISKO PRACY

KOGO DOTYCZY INFORMACJA: KANDYDACI BIORĄCY UDZIAŁ W POSTĘPOWANIU REKRUTACYJNYM

  1. Kto wykorzystuje dane (administrator): Urząd Gminy Krasne.
  2. Kontakt: 36-007 Krasne 121, tel. 17 23 00 200, e-mail: .
  3. Kontakt w sprawie ochrony danych: daneosobowe@gminakrasne.pl
  4. Skąd pochodzą dane: bezpośrednio od kandydatów ubiegających się o zatrudnienie.
  5. Cel wykorzystania danych: przeprowadzenie rekrutacji na wybrane stanowisko lub stanowiska pracy.
  6. Podstawa prawna:
    1. art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - dobrowolna zgoda Kandydata wyrażona na zasadach art. 221a oraz art. 221b Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy;
    2. art. 6. ust. 1. lit. c) RODO w zw. z art. 22. §1. Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy w związku z przepisami ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych.
  7. Kto otrzyma moje dane osobowe: dostawca usługi publikacji ogłoszeń o pracę, dostawca usługi do elektronicznego zarządzania kadrami; dostawca poczty elektronicznej; dostawca usług IT (takich jak hosting) oraz dostawca systemów informatycznych lub agencjom pracy tymczasowej (jeżeli podejmiemy wspólną decyzję o zatrudnieniu za jej pośrednictwem); kancelarie adwokackie, radcowskie i doradztwa prawnego, świadczące pomoc prawną dla Pracodawcy. Informacje o kandydatach, którzy zgłosili się do naboru, stanowią informację publiczną w zakresie objętym wymaganiami związanymi ze stanowiskiem określonym w ogłoszeniu o naborze i mogą być udostępniane w trybie przewidzianym ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

Dane osobowe wybranego kandydata w postaci jego imienia, nazwiska oraz miejsca zamieszkania umieszczone zostaną w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Urzędu Gminy Krasne oraz w Biuletynie Informacji Publicznej na okres co najmniej trzech miesięcy. Okres ten liczony będzie od dnia umieszczenia informacji na tablicy informacyjnej lub w Biuletynie Informacji Publicznej.

  1. Okres przechowywania danych:

Kategoria osób

Okres przechowywania danych

Uwagi

kandydat, który zostanie wyłoniony w procesie rekrutacji

dokumenty aplikacyjne zostaną dołączone do jego akt osobowych i będą przechowywane przez okres zatrudnienia, a następnie 10 lat od ustania stosunku pracy

po upływie tych terminów dokumenty aplikacyjne zostaną zwrócone właścicielom na ich żądanie lub trwale zniszczone

kandydaci, którzy w procesie rekrutacji zakwalifikowali się do dalszego etapu

3 miesiące od dnia nawiązania stosunku pracy z kandydatem wyłonionym w drodze naboru

pozostali kandydaci

do zakończenia procesu naboru

 

  1. Przysługujące prawa:

PRZYSŁUGUJĄCE PRAWO

NA CZYM POLEGA

ZASTRZEŻENIA

JAK SKORZYSTAĆ

Dostępu do danych

Prawo do uzyskania informacji o tym czy Urząd dysponuje danymi osobowymi kandydata, jakie są to dane oraz jak są wykorzystywane. Informacje przekazuje się w formie notatki.

1. Prawo dostępu do danych nie polega na przekazaniu kopii dokumentów.

2. Dostęp do niektórych informacji może być ograniczony, jeżeli ich udzielenie może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób.

3. Przed udzieleniem dostępu do danych, Urząd może żądać podania dodatkowych informacji, jeżeli jest to konieczne do udzielenia dostępu lub do potwierdzenia tożsamości kandydata.

Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

Sprostowania danych

Prawo do poprawiania nieprawidłowych danych, aktualizacji nieaktualnych oraz uzupełniania niekompletnych.

Może być potrzebne okazanie dokumentu potwierdzającego prawdziwość danych – np. dowodu osobistego.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie które informacje na swój temat uznajesz za błędne, nieaktualne lub niekompletne.

Usunięcia danych

Prawo do bycia zapomnianym – żądania, by dane osobowe zostały skasowane.

Prawo do usunięcia danych przysługuje wyłącznie, gdy:

1. dane nie są już potrzebne Urzędowi albo

2. dane osobowe są wykorzystywane niezgodnie z prawem albo

3. w konkretnym przypadku istnieje prawny obowiązek usunięcia danych osobowych.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie zakres danych osobowych, które mają zostać usunięte – mogą to być poszczególne informacje albo wszystkie dane osobowe, zgromadzone w ramach postępowania.

3. Uzasadnij swoje stanowisko. Pamiętaj: usunięcie danych osobowych może nastąpić wyłącznie po spełnieniu jednej z przesłanek opisanych obok – w przeciwnym razie wniosek zostanie odrzucony.

Ograniczenia przetwarzania

Prawo do żądania, by dane osobowe nie były więcej wykorzystywane we wskazanym celu.

Prawo do ograniczenia przetwarzania przysługuje wyłącznie, gdy:

1. kandydat kwestionuje prawidłowość swoich danych albo

2. dane są wykorzystywane niezgodnie z prawem lecz jeden z nich sprzeciwia się usunięciu swoich danych albo

3. dane nie są już potrzebne Urzędowi lecz są one potrzebne kandydatowi do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami albo

4. kandydat wniósł sprzeciw wobec wykorzystywania swoich danych osobowych – korzystanie z danych osobowych ogranicza się do czasu rozpatrzenia sprzeciwu.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie w jakim zakresie Urząd powinien ograniczyć korzystanie z danych osobowych – możesz oznaczyć pojedyncze cele, dla realizacji których wykorzystuje ona dane osobowe albo wszystkie.

3. Uzasadnij swoje stanowisko. Pamiętaj: ograniczenie przetwarzania danych osobowych może nastąpić wyłącznie po spełnieniu jednej z przesłanek opisanych obok – w przeciwnym razie wniosek zostanie odrzucony.

Prawo do przenoszenia danych

Prawo do żądania, by Urząd udostępnił posiadane dane osobowe w określonym celu oraz przesłania tych danych osobowych innemu administratorowi.

1. Przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody w myśl art. 6 ust. 1 lit. a) lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO.

2. Przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

1. Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie w jakim zakresie Urząd powinien udostępnić dane osobowe i któremu administratorowi je dostarczyć.

3. Uzasadnij swoje stanowisko. Pamiętaj: przenoszenie danych osobowych może nastąpić wyłącznie po spełnieniu jednej z przesłanek opisanych obok – w przeciwnym razie wniosek zostanie odrzucony.

Wycofania udzielonej zgody

Prawo do żądania, by Urząd zaprzestał wykorzystywania danych osobowych w określonym celu.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Przetwarzanie odbywa się na podstawie pisemnej zgody, a jej udzielenie nie jest uzależnione od wykonania umowy, w tym świadczenia usługi.

Złóż wniosek – dane kontaktowe znajdują się w punkcie 1. i 2.

2. Wskaż dokładnie w jakim zakresie Urząd powinien zaprzestać przetwarzania danych osobowych.

3. Uzasadnij swoje stanowisko. Pamiętaj: wycofanie zgody na przetwarzanie danych  osobowych może nastąpić wyłącznie po spełnieniu jednej z przesłanek opisanych obok – w przeciwnym razie wniosek zostanie odrzucony.

Skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Prawo do zawiadomienia organu nadzorującego przestrzeganie przepisów o ochronie danych osobowych o naruszeniu prawa.

Składając skargę należy wskazać na kogo składa się skargę oraz opisać na czym polega naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych.

Skontaktuj się z Urzędem Ochrony Danych Osobowych.

  1. Czy muszę podać dane:

Państwa dane osobowe wykorzystujemy na podstawie obowiązujących przepisów prawa i Państwa dobrowolnie udzielonej zgody oraz w zakresie, który wynika z przepisów Kodeksu pracy oraz ustawy o pracownikach samorządowych. Pozostałe dane osobowe, które zawarli Państwo w swojej aplikacji (np. Państwa wizerunek) również wykorzystujemy na podstawie dobrowolnej zgody, którą wyraziliście Państwo przekazując nam swoje zgłoszenia rekrutacyjne. Podanie tych danych nie jest jednak konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji.

  1. Konsekwencje odmowy:

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może utrudnić lub całkowicie uniemożliwić nam reakcję na przesłane zgłoszenie aplikacyjne.

  1. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji: nie dotyczy.
  2. Profilowanie: nie dotyczy.